Tipos de arquivo

Como é claro de se pensar, uma organização de arquivos traz diversos benefícios para a produtividade e entrega dos serviços da corporação, principalmente naquelas que produzem diariamente uma grande quantidade de documentos.

Para facilitar o entendimento, se faz necessário tratar dos conceitos relacionados a arquivos, como, por exemplo, sua própria definição, seus tipos, etc. Se você conseguir compreender os conceitos, conseguirá compreender os métodos, padrões e instrumentos de organização.

O que é um arquivo?

Não podemos organizar algo que não compreendemos. Assim, podemos definir arquivo como os conjuntos de documentos, entre estes escritos, fotográficos, microfilmados, que são mantidos sob guarda de uma entidade pública ou privada. Ou seja, é todo e qualquer tipo de conjunto de documentos, da mais variada natureza.

Sua função é ser fonte de informação para execução das atividades de uma empresa ou instituição e comumente refletem suas atividades. Abaixo iremos citar alguns exemplos.

  • Conjuntos de atas de reuniões da Diretoria;
  • Projetos de pesquisa;
  • Relatórios de atividades;
  • Prontuários médicos;
  • Notas fiscais;
  • Dossiês de funcionários;
  • Livros diário;
  • Balancetes;
  • Outros.

Tipos de Arquivos

Se você parar para refletir a respeitos dos arquivos, notará que pode-se efetuar algumas formas de classificação quanto ao seu tipo. Vamos abordar duas tipificações a respeito dos arquivos.

Podemos tipificar os arquivos de acordo com uso, no sentido de utulização constante ou não, classificando-os da seguinte forma:

Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;

Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. Da lista a seguir, uns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto:
a. Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organização ou de uma coletividade;
b. Todo documento que determina uma obrigação permanente;
c. Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para provar um direito ou uma obrigação;
d. Todo documento que abre um precedente;
e. Todo documento que fornece informação sobre a organização, o funcionamento ou a história de um serviço da instituição, sociedade, etc.;
f. Todo documento que prova um direito permanente;
g. Em princípio, todos os projetos que têm relação direta com a instituição ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção, ampliação, etc.);
h. Documentos de valor permanente (estabelecido pelo Código Civil e comercial brasileiro), tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc.
Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de freqüência praticamente nula.

Também, classificam-se os arquivos conforme a natureza de onde vem e veiculam. Abaixo vamos apresentar os tipos segundo essa divisão.

  • Públicos – federal, estadual, municipal;
  • Institucionais – escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações;
  • Comerciais – empresas, corporações, companhias;
  • Pessoais – fotos de família, cartas, originais de trabalho, etc.

Agora que você já entende melhor o que são arquivos e quais os seus tipos, reflita a respeito dos sistemas de arquivos que já teve contato, e se você trabalha com alguma forma de arquivamento, veja se está fazendo da maneira mais eficiente para você e sua empresa.

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