Você sabia que, na correspondência, o estilo deve revestir-se de características essencial tais como: concisão, objetividade e clareza? Você imagina como elas podem ser aplicáveis à estrutura textual?
Para uma melhor aprendizagem, vamos estudar cada uma delas separadamente.
Criar animação com imagem parecida onde o texto é escrito por parágrafos.
Concisão: expressar o máximo de informações com o mínimo de palavras.
O texto bem escrito e que pretenda ser conciso será aquele em que todas as palavras e informações tenham uma função significativa. O objetivo é exprimir e não impressionar.
A retórica empresarial moderna privilegia técnicas de expressão que estimulam a compreensão imediata da mensagem, apresentando as informações de modo que elas façam sentido na mente do destinatário.
A concisão não é uma qualidade tão fácil de ser atingida, pois supõe uma capacidade de síntese relacionada à capacidade de articulação linguística do emissor.
São características da concisão:
- Maximizar a informação com um mínimo de palavras
- Exemplo: Esta tem o objetivo de comunicar > Comunicamos
- Eliminar clichês
- Exemplo: Nada mais havendo a declarar, subscrevemo-nos. > Atenciosamente,
- Cortar redundâncias
- Exemplo: Em resposta ao ofício enviado por V.Sª. > Em resposta ao seu ofício…
- Retirar ideias excessivas
- Exemplo: Informamos que a entrada, a frequência e a permanência nas dependências deste clube são terminantemente proibidas, seja qual for o pretexto, a pessoas que não fazem parte de seu quadro de sócios.
Aplicando a concisão: “É permitida somente a entrada de sócios”.
A concisão, portanto, implica o uso de palavras impregnadas de sentido e da aplicação da técnica da redução. Você sabe como se faz isso? Bem, para reduzir um texto, é necessário estar alerta quanto aos elementos realmente dispensáveis. Sem dúvida, quanto mais variado o vocabulário de uma pessoa, maior capacidade ela terá para operar com os diferentes vocábulos e significados.
Observe, com muita atenção, como podemos melhorar a redação de um texto inadequado:
“Temos a satisfação de levar ao conhecimento de V.Sª. que, nesta data, pela Transportadora Januária e, em atendimento ao seu prezado pedido nº. 256/—, de 15 de dezembro de 2—, demos encaminhamento, pela Nota Fiscal nº. 123, às mercadorias solicitadas pelo Departamento de Compras de sua conceituada empresa.”
Aplicando a concisão:
“Informamos que as mercadorias constantes de seu pedido nº.256/– foram encaminhadas nesta data, pela Transportadora Januária, junto à Nota Fiscal nº. 123.”
Mas atenção, não condense demais as informações. Em nome da objetividade e da concisão, não se deve esquecer de que o texto empresarial deve ter elegância e cordialidade de expressão perante o destinatário. Muitas vezes, um texto excessivamente direto não contribui para solidificar os vínculos com o cliente.
“Prezado cliente: Informamos que o seu pedido para a execução de reparos, feito em 21/11/– e cadastrado sob o nº.224/–, não será atendido, uma vez que o prazo de garantia encontra-se esgotado desde 15/11/–.”
Carta adequada, mais suave, preservando o vínculo com o cliente:
“Senhor Paulo: Recebemos o seu pedido para a execução de reparo, cadastrado sob o nº.”. 224/–
Lamentamos, porém, informar que, como o pedido foi feito em 21/11/– e seu prazo de garantia esgotou-se em 15/11/–, não poderemos lhe atender.
“Atenciosamente,”
Conclusão: nem tudo que é dispensável se torna excesso. Certas palavras são necessárias para o texto ter mais leveza, mais força ou persuasão.
Objetividade
A objetividade refere-se às ideias que são expressas. Mas, para melhor se expressar, deve-se estar atento para expor as ideias relevantes, ou seja, as principais. É saber definir quais são as informações precisas e as palavras exatas.
Na objetividade, o texto se articula em função das informações a serem apresentadas e não se acrescentam elementos que distraiam o leitor daquilo que se deseja transmitir.
Clareza
Consiste em manifestar com precisão um pensamento. A eficiência da correspondência depende basicamente de que o remetente saiba formular aquilo que deseja transmitir ao destinatário em linguagem clara. Ser claro é ser coerente, não se contradizer, não confundir o leitor. São inimigos da clareza: a desobediência às normas cultas da língua, os períodos longos, o vocabulário rebuscado ou impreciso.
Para conseguir clareza você deve estar atento (a) a alguns detalhes como:
- Use código fechado, aquele que permite apenas uma interpretação.
- Estarei no escritório à tarde (falta de clareza e precisão)
- Estarei no escritório às 14h30min. (código fechado: exatidão das expressões);
- Use vocabulário simples (embora do registro formal). O excesso de linguagem técnica, em vez de afirmar competência, revela superficialidade;
- Use frases curtas (de 5 a10 palavras), sem muitos adjetivos e advérbios;
- Cuide do posicionamento adequado das palavras, por exemplo, na ordem direta (sujeito +verbo + complementos);
- Evite termos estrangeiros, de toda espécie, e o excesso de conjunções. A ligação de uma frase à outra deve ser feita por meio das ideias.
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