A administração atual e a importância dos processos administrativos

A Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e utilização de recursos (CHIAVENATO, 2007). É importante em todas as organizações, sejam elas pública, privada, lucrativa ou não, indústria, prestadora de serviços, não importando o seu tamanho. Onde há pessoas utilizando recursos para produzir bens e serviços a administração está presente. Podemos afirmar que o segredo do sucesso organizacional ou empresarial está na maneira como as organizações e as empresas são administradas e conduzidas.

Atualmente a administração revela-se uma área de complexidade e desafios. Se os tempos atuais forem comparados ao final do século XIX, por exemplo, onde a sociedade era completamente diferente, onde existiam poucas e pequenas organizações e predominavam as pequenas oficinas, artesãos independentes, profissionais autônomos (advogados, médicos que trabalhavam por conta própria), o lavrador etc. é possível entender essa complexidade, pois o que se apresenta hoje é uma sociedade consumista que demanda produtos e serviços de grandes empresas multinacionais.

(…) “administrar uma organização é sem dúvida, uma das atividades mais complexas da atualidade. Por constituírem uma das mais complexas invenções do homem, sua complexidade surge na medida em que são vistas de maneira global e abrangente. Evidentemente podemos concluir que, se trata de uma tarefa bastante crucial e que implica no desenvolvimento de habilidades e competências gerais e específicas” (CHIAVENATO, 2004).

A administração, como ciência, surgiu no século XX a partir da Revolução industrial, movimento que trouxe grandes mudanças no que diz respeito ao modelo de produção, e, consequentemente, à forma de administrar os recursos da organização, visando a redução dos custos de produção e o aumento da lucratividade.

A revolução industrial promoveu um crescimento desordenado das empresas. Os recursos eram mal aproveitados, havia muito desperdício e discursões sobre salário. Foi a partir dessa problemática que dois engenheiros desenvolveram os primeiros trabalhos a respeito da administração.

O americano Frederick Winslow Taylor (1854 – 1915) desenvolveu a Escola da Administração Científica que enfatizava a adoção de métodos racionais padronizados e máxima divisão de tarefas, aumentado assim a produção através da racionalização do trabalho do operário.

Taylor desenvolveu um método que serviu para transformar o conhecimento tático em conhecimento explícito de modo que as tarefas puderam ser ensinadas. Para Taylor as tarefas aprendidas possibilitariam ser cronometradas e, daí, serem transmitidas para outros operários e controladas.

A partir desses estudos, Taylor reduziu a um quarto o número de empregados da empresa Bethlehem Steel Works, que passou a produzir a mesma quantidade de antes da redução, e com a mesma qualidade reduzindo os custos de produção. A principal razão para a invenção do estudo dos tempos, do qual surgiu a administração científica, foi a busca da precisão para definir o valor dos salários.

Taylor acreditava no incentivo para o trabalhador individual, que atenderia ao desejo de ganho material e estimularia o crescimento pessoal.

A prosperidade máxima de cada empregado significa não apenas salários mais altos, mas também, e mais importante, significa o desenvolvimento de cada homem à sua condição de eficiência máxima. A maioria das pessoas acredita que os interesses fundamentais dos empregados e empregadores são antagônicos. A administração científica, no entanto, tem por princípio que os verdadeiros interesses dos dois são idênticos. (TAYLOR apud CHIAVENATO, 2007, p. 57).

O europeu Henry Fayol (1841 – 1925) desenvolveu a Teoria Clássica da Administração, a qual enfatizava a estrutura que a organização deveria ter para ser eficiente.

De acordo com Fayol, a administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos (família, negócios, governo), que sempre exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Para ele todos deveriam estuda-la, no entanto seria necessária uma teoria geral da administração que pudesse ser ensinada (MAXIMIANO, 2007).

Fayol considerava a empresa como sistema racional de regras e de autoridade, que justifica sua existência na forma de bens e serviços a seus consumidores. Em seu livro A Administração industrial e geral, ele faz duas contribuições importantes. A primeira diz respeito ao fato de que toda empresa tem um conjunto de funções que são essenciais para seu funcionamento independente do seu tamanho e complexidade. São elas: Técnica, Comercial, Financeira, Segurança, Contábil, Administrativa.

A segunda refere-se aos Princípios Gerais da Administração, que ele dividiu em 14 operações: Divisão do Trabalho, Autoridade e Responsabilidade, Disciplina, Unidade de Comando, Unidade de Direção, Subordinação do Interesse Particular ao Interesse Geral, Remuneração do Pessoal, Centralização da Autoridade, Hierarquia, Ordem, Equidade, Estabilidade Pessoal, Iniciativa, União do Pessoal.

Suas ideias o levaram a resumir a administração em cinco ações principais: Prever, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar.

As colocações, tanto de Taylor quanto de Fayol, são pertinentes até hoje. Os princípios de Taylor podem ser praticados por qualquer empresa nos dias atuais, e por meio deles qualquer organização pode operar com garantia de não sofre perda da continuidade, afinal:

“(…) desenvolver para cada elemento do trabalho individual um método científico que substitua a forma empírica como esses elementos são realizados; selecionar cientificamente, treinar, ensinar, e aperfeiçoar cada trabalhador; cooperar com os trabalhadores articulando o trabalho com os princípios e métodos científicos; manter divisão equitativa de trabalho e de responsabilidade entre direção e operários” (TAYLOR apud CRUZ, 2009, p. 41), 

são requisitos extremamente objetivos do ponto de vista da administração.

Os 14 Princípios Gerais da Administração, definidos por Fayol, reúnem preocupações que serviram como base nas Ciências Administrativas e foram ponto de partida para diversas teorias ditas revolucionárias nos dias atuais.

Os Processos Administrativos

Processo é a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou transforma insumos (entradas) agregando-lhe valor, com a finalidade de produzir bens ou serviços com qualidade para serem entregues a clientes (saída), sejam eles internos ou externos (CRUZ, 2009). Um processo bem definido é aquele que é descrito suficientemente em detalhes de forma que possa ser usado por todos os envolvidos, sem falhas.

Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo (GRAHAM E LEBARON, 1994 apud GONÇALVES, 2000, p.7). Gonçalves salienta que não existe um produto ou serviço sem processo assim como não faz sentido existir um processo que não ofereça um produto ou serviço.

Os processos empresariais são atividades coordenadas que envolvem pessoas, procedimentos e tecnologias. Eles devem ser elaborados de acordo com as necessidades de cada empresa, deve ser modelado e atualizado de tempos em tempos, visando acompanhar o mercado. Não existe um padrão a ser seguido, apenas conceito para dar suporte a sua elaboração.
É importante não confundir métodos com processos, pois enquanto os métodos definem a técnica pela qual se produz algo o processo define a forma pela qual essa técnica é empregada.

Segundo Cruz (2009), todo processo é composto de elementos e objetivos.

Os elementos são:

Insumos: conjunto de fatores que entram na produção de bens ou serviços.

Recursos: elementos que dão suporte a produção.

Atividades: menores partes de qualquer processo.

Informações: subproduto ou produto da execução das atividades que compõe o processo, e;

Tempo: componente fundamental de todo e qualquer processo.

Os objetivos são:

Metas: objetivo mensurável do processo.

Clientes: principal objetivo de qualquer processo.

Diante da complexidade da administração atual, já mencionada no início deste texto, a criação de processos bem definidos é crucial para o bom desempenho de qualquer organização. Ter a técnica é importante, mas saber a melhor forma de utilizá-la é fundamental para ter um resultado positivo.

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