Estrutura organizacional é o sistema formal de tarefas e relacionamentos de autoridade que controla como as pessoas coordenam suas ações e usam os recursos para atingir os objetivos organizacionais; controla também a coordenação e as formas de motivação.
Para qualquer organização, uma estrutura apropriada é aquela que facilita respostas eficazes aos problemas de coordenação e motivação, evolui à medida que a organização cresce e se diferencia e pode ser gerenciada e modificada através do processo de desenho organizacional.
A estrutura interna da organização define os níveis hierárquicos, os setores e departamentos (células) da organização e como estão interligados (organograma). Determina as inter-relações e mobilidade dentro da organização. Interfere diretamente na flexibilidade (ou resistência às mudanças), na criatividade e na capacidade de inovação. Em sua dinâmica, influencia e é influenciada pela cultura e pelo clima organizacional.
A organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos:
- estrutura organizacional
- rotinas e procedimentos administrativos
Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia:
- identificação das tarefas necessárias
- organização das funções e responsabilidades
- informações, recursos e feedback aos empregados
- medidas de desempenho compatíveis com os objetivos
- condições motivadoras
Organização formal e informal
O aspecto formal da organização abrange problemas de estruturas, normas, métodos e processos de trabalho, como concebidos pelos criadores da organização. Por outro lado, quase sempre o quadro real do comportamento e de reações apresentada pelos membros de uma organização se afasta, ligeira ou amplamente, do plano formal de duas maneiras:
O plano formal pode estar incompleto – pode não compreender integralmente o padrão de comportamento efetivamente seguido e algumas partes do padrão de comportamento podem estar em contradição com o plano.
Assim, emerge o outro ângulo, a organização informal, que envolve o padrão de comportamento adotado – a maneira pela qual os membros da organização realmente se comportam, à medida que esses padrões não coincidem com o plano formal.
Segundo Chester Bernard, a organização formal é um sistema de atitudes ou de forças de duas ou mais pessoas, coincidentemente coordenadas, enquanto a organização informal é um agregado de contatos e integrações pessoais e os agrupamentos de pessoas associadas.
A distinção entre a organização formal e a informal é que, enquanto a primeira é uma organização planejada e a segunda constitui o resultado da interação espontânea dos membros da organização, o impacto das personalidades dos atores sobre os papéis que lhe foram destinados.
Portanto, não existe organização formal sem a sua informal contrapartida, pois o plano administrativo formal não pode nunca refletir adequada ou completamente a organização completa a qual se refere, pela razão óbvia que de nenhum plano abstrato pode descrever exaustivamente uma totalidade empírica.
Embora os objetivos de uma organização formal sejam mais explícitos, algumas vezes pode ocorrer que a estrutura informal tenha uma influência tão penetrante que leve a uma definição da estrutura formal. Não se deve esquecer que a estrutura pode tornar-se um competidor em vez de um complemento da estrutura formal.
Estrutura informal da organização
Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma.
A estrutura informal focaliza as pessoas e suas relações. A estrutura formal focaliza autoridades e responsabilidades.
Do ponto de vista de administradores, a estrutura informal é um empecilho que regularmente oferece resistência às ordens formais, as altera ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado. Independentemente de ser útil ou prejudicial, a primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta.
Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade informal flui, na maioria das vezes, de maneira ascendente ou horizontalmente. É mais um privilégio que um direito. É geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita aos sentimentos pessoais.
A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas informais tendem a ficar menores, de maneira a permanecerem dentro dos limites das relações pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma grande empresa.
Elas existem em todos os níveis. Algumas são confinadas apenas à empresa enquanto outras podem ser parcialmente externas à empresa.
Características que favorecem o surgimento da liderança informal:
- idade,
- antiguidade,
- competência técnica,
- localização no trabalho,
- liberdade de se mover na área de trabalho,
- personalidade agradável e comunicativa.
Embora cada pessoa em um grupo de trabalho possa ser líder de alguma pequena estrutura informal, geralmente há um líder primário que está acima dos outros. A administração deve saber quem é o líder informal e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que esta liderança esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagonizá-los.
Estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem e adquirirem experiência. Entretanto, líderes informais podem falhar como líderes formais por não lidarem bem com a responsabilidade formal.
O grupo surge e persiste para manter os desejos de seus membros e envolve, basicamente, o desenvolvimento e manutenção da cultura do grupo, o desenvolvimento e manutenção de sistemas e canais de comunicação e o exercício do controle social, através do qual o comportamento dos outros é influenciado e regulado.
O controle social acontece interna e externamente. O controle interno acontece para que membros do grupo se comportem de acordo com a cultura do grupo. O controle externo é dirigido aos de fora do grupo, tais como diretoria e sindicato. A pressão do controle externo pode ser bastante grande, por exemplo, por ocasião de alguma greve.
Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura informal complementa o trabalho – o ideal é haver perfeita interação entre os dois tipos de estruturas.
Veja a seguir como classifica as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal em uma organização:
Vantagens
- proporciona maior rapidez no processo
- reduz distorções existentes na estrutura formal
- complementa a estrutura formal
- reduz a carga de comunicação dos chefes
- motiva e integra as pessoas da empresa
Desvantagens
- desconhecimento das chefias
- dificuldade de controle
- possibilidade de atritos entre pessoas
Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais:
- interesses comuns que se desenvolvem entre um certo número de pessoas que, através deles, passam a sintonizar-se mais intimamente;
- a interação provocada pela própria estrutura formal;
- os defeitos na estrutura formal;
- períodos de lazer;
- disputa do poder.
A flutuação do pessoal dentro da empresa provoca, normalmente, alteração dos grupos sociais informais;
O ambiente organizacional
Ambiente é tudo o que envolve uma organização, é o universo vasto e complexo que compõe outras empresas, organizações, grupos, etc. É do ambiente que as empresas conseguem os recursos para seu funcionamento e é para o ambiente que produzem.
Os sistemas das organizações sofrem diretamente com as interferências do ambiente, principalmente com as constantes mudanças no aspecto social, político e econômico.
Segundo Chiavenato (2003), o ambiente é constituído de sete variáveis:
- Tecnológicas: corresponde à tecnologia e ao conhecimento de como fazer parte e utilizar esta tecnologia. Representa uma das variáveis mais complexas por causa do forte impacto sobre as organizações.
- Políticas: é o clima político e ideológico que pode trazer instabilidade no país e como consequência nas organizações.
- Econômicas: interfere diretamente na oferta e procura do mercado, determina o volume de produção, preços, potencial de lucro, a facilidade na obtenção de recursos materiais, etc.
- Legais: são as leis ou normas que regem e influenciam o comportamento das organizações como as leis tributárias, trabalhistas, civis, comerciais, etc.
- Sociais: as atitudes sociais e a opinião pública interferem nas organizações, aceitando ou não, determinando produtos ou serviços. As variáveis que têm mais repercussão nas empresas são as tradições culturais, o valor da família e da comunidade, as atitudes quanto à profissão, ao trabalho e à poupança, as estruturas raciais e linguísticas.
- Demográficas: a empresa pode analisar o mercado atual e prever o seu potencial de futuro em função de variáveis como as características da população, seu crescimento, raça, religião, distribuição geográfica, idade, sexo, etc.
- Ecológica: incluem condições físicas e geográficas que rodeiam as empresas (como o tipo de terreno, clima, vegetação, etc.) e sua utilização.
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