O controle interno tem como objetivo geral assegurar que não ocorram erros potenciais, ou seja, a não ocorrência de erros graves que prejudiquem a empresa.
Alguns autores definem que o controle interno tem quatro objetivos, já outros apresentam mais de quatro.
A seguir algumas definições quanto aos objetivos do controle interno, tanto em empresas públicas ou privadas.
Peter e Machado (2003) destacam sete objetivos específicos a serem atingidos pelo controle interno:
– Observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos;
– Assegurar, que nas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais, sua exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade.
– Prevenir antecipadamente o acontecimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes.
– Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo e operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos;
– Salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto a sua boa e regular utilização assegurando a legitimidade do passivo;
– Permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando à eficiência, eficácia e economia de recursos; e
– Assegurar aderência às diretrizes, planos, normas e procedimentos da empresa.
Conforme os autores Attie (2001) e Crepaldi (2004) o controle interno tem quatro objetivos básicos:
– A salvaguarda dos interesses da empresa;
– A precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;
– O estímulo à eficiência operacional; e
– A aderência às políticas existentes.
- Salvaguarda dos interesses – Refere-se à proteção do patrimônio da empresa contra qualquer tipo de perdas ou riscos devido a erros ou irregularidades. Mas para isso é necessário que a empresa dê o suporte necessário para que o trabalho possa ser realizado.
Os principais meios necessários para dar suporte à salvaguarda dos interesses da empresa são os seguintes:
Segregação de funções: Consiste no estabelecimento da independência entre as funções de execução operacional, custódia física e contabilização, ou seja, a mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e ao mesmo tempo aos registros contábeis, pois essas funções são incompatíveis em um sistema de controle interno adequado. Pois uma única pessoa não pode ser responsável por todas as fases pela qual passa uma operação. Cada operação deve ser independente dentro da empresa para que o controle interno funcione.
Sistema de autorização e aprovação: É o controle das operações de métodos de aprovações, conforme as responsabilidades e os riscos envolvidos. Sempre que possível à empresa deve ter uma pessoa que autoriza e outra que aprova para não expor a risco os interesses da empresa. Isso quer dizer que o funcionário que autoriza algum procedimento não pode ser o mesmo que aprova, pois se acontecer de o mesmo fazer as duas operações poderá ocorrer falhas, erros ou até mesmo fraudes, e a empresa nem ficará sabendo.
Determinação de Funções e Responsabilidades: Determina claramente as funções e responsabilidades de cada funcionário, preferencialmente por escrito, para que não haja duvidas. Um organograma bem claro pode definir a responsabilidade de cada setor e de cada funcionário;
Rotação de Funcionário: É a troca do funcionário de setor ou de função, pois pelo rodízio de funcionários pode-se diminuir o risco de fraudes e erros, e ainda possibilita novas ideias para o trabalho e para as funções.
Carta Fiança: É determinada aos funcionários que lidam com valores a responsabilidade pela custódia de bens e valores, protegendo a empresa e dissuadindo, psicologicamente, os funcionários em tentação, podendo ainda se utilizar do seguro fidelidade, isoladamente ou conjuntamente com a carta fiança.
Manutenção de contas de controle: Indica a exatidão dos saldos das contas detalhadas, normalmente controladas por outros funcionários, permitindo assim a confrontação entre os saldos detalhados e o saldo sintético, e a aplicação de procedimentos que comprovem a exatidão dos registros.
Seguro: Compreende a manutenção de apólice de seguros, a valores adequados de reposição, dos bens, valores e riscos que a empresa está sujeita a sofrer, ou que venham a ocorrer.
Legislação: É a verificação permanente das atualizações da legislação vigente, com o objetivo de diminuir os riscos e não expor a empresa às contingências fiscais e legais pela desobediência a legislação vigente.
Diminuição de erros e desperdícios: Indica a detecção de erros e desperdícios na fonte, normalmente essas falhas ocorrem por controles mal definidos, falta de controles, cópias e vias excessivas, etc. Quando é feita uma divisão de trabalho identificando claramente às normas e procedimentos que devem ser seguidos evita a ocorrência dessas falhas.
Contagens físicas independentes: Corresponde à realização de contagem física de bens e valores periodicamente por pessoa independente ao custodiante, com o objetivo de maximizar o controle físico e resguardar os interesses da empresa.
Alçadas progressivas: Compreende o estabelecimento de alçadas e procurações de forma escalonada, configurando aos altos escalões as principais decisões e responsabilidades.
- Precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais – Compreende a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na empresa.
Toda a empresa necessita de sistemas capazes de informar as ocorrências em cada seguimento ou setor, como por exemplo, a contabilidade, o fluxo financeiro e relatórios operacionais.
Os principais meios para dar suporte à precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros conforme Attie (2011) são os seguintes: documentação confiável; conciliação; análise; plano de contas; tempo hábil; equipamento mecânico.
Documentação confiável: É a utilização de documentos e provas hábeis e independentes para registros de transações efetuadas com maior segurança e registros exatos.
Conciliação: Mostra as diferenças existentes entre as informações, buscando a eliminação de diferenças ocorridas.
Análise: Objetiva a identificação da composição analítica das contas que estão sendo examinadas, possibilitando a constatação de sua constituição;
Plano de contas: É a classificação dos dados da empresa, formadas em uma estrutura de contas, com um plano de contas definido de acordo com a empresa e baseado em um manual de contabilidade, usando-as adequadamente;
Equipamento mecânico: Corresponde a utilização de equipamentos eletrônicos e mecânicos buscando agilidade nos registros e na divisão do trabalho. Esses meios devem ser adotados de acordo com as necessidades de cada empresa.
- Estímulo à eficiência operacional – Determina prover os meios necessários à condução das tarefas, com o objetivo de obter o entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme.
Os principais meios que podem dar suporte ao estímulo à eficiência operacional são: seleção, treinamento, plano de carreira, relatórios de desempenho, relatórios de horas trabalhadas, tempos e métodos, custo-padrão, manuais internos, instruções formais.
Seleção: Seleciona pessoas qualificadas para exercer com eficiência as funções específicas;
Plano de carreira: Determina a política da empresa em relação ao pessoal quando as possiblidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação pessoal;
Relatórios de desempenho: É a identificação de cada funcionário em relação ao seu desempenho, mostrando suas falhas, virtudes e deficiências. Por meio desse relatório é possível buscar aperfeiçoamento profissional e pessoal a cada funcionário, adaptando-o a necessidade de cada um;
Relatório de horas trabalhadas: Indica o tempo trabalhado de cada funcionário, possibilitando um acompanhamento administrativo mais eficiente, fazendo as correções e alterações quando necessário;
Tempos e métodos: Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execução das atividades, regulando possíveis ineficiências de pessoal;
Custo-padrão: Permite o acompanhamento permanente do custo de produção dos bens e serviços produzidos, identificando benefícios e ineficiências do processo de produção;
Manuais internos: Sugerem clara exposição dos procedimentos internos, prevenindo a ocorrência de erros e desperdícios;
Instruções formais: Indicam as instruções a serem seguidas pelos funcionários, evitando interpretações duvidosas, mal entendidas e a possibilidade de cobranças indevidas.
- Aderência às políticas existentes – Tem como objetivo assegurar que as diretrizes e normas estabelecidas pela administração sejam seguidas pelos funcionários, para uma melhor eficiência na empresa.
Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são:
Supervisão: Possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das atividades;
Sistema de revisão e aprovação: Indica que as políticas e procedimentos da empresa estão sendo seguidos adequadamente;
Auditoria interna: Possibilita a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam em consonância com as políticas determinadas pela administração.
Conjugações dos objetivos do controle interno – Os objetivos do controle interno expostos visam à configuração de segurança adequada às atividades praticadas pela empresa, de forma vertical e horizontal. Os meios dizem respeito à forma pela qual os objetivos possam ser cumpridos. Além dos descritos acima ainda podem existir muitos outros, dependendo do esquema proposto para a grandeza da empresa.
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