Agir corretamente, hoje, não é só uma questão de consciência. É um dos quesitos fundamentais para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. Esta técnica está relacionada aos comportamentos humanos, pois o profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade. E atualmente, mais do que nunca, a atitude dos profissionais em relação às questões éticas pode ser a diferença entre o seu sucesso e o seu fracasso.
O que é a ética?
Ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular o costume, a moral e a conduta das pessoas. Analisar a ética no mundo atual, inserida em todas as instituições que compõem a sociedade, se tornou um dos assuntos mais urgentes, visto que essa exerce fundamental importância para o equilíbrio da sociedade e para a manutenção de relacionamentos interpessoais. Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, pois cada indivíduo é responsável por contribuir positivamente para a construção de uma sociedade dentro dos princípios éticos.
Para orientar os profissionais a agir dentro da ética existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão. Nesse sentido, analisar a profissão de Secretariado Executivo dentro desse mesmo cenário também se torna importante.
De acordo com Medeiros e Hernandes (1999), pode-se definir ética profissional como o conjunto de princípios que regem a conduta funcional dentro da profissão. Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como:
• Honestidade no trabalho;
• Lealdade para com a organização;
• Formação de uma consciência profissional;
• Execução do trabalho nos mais alto nível de rendimento;
• Respeito à dignidade da pessoa humana;
• Segredo profissional;
• Discrição no exercício da profissão;
• Prestação de contas ao superior imediato;
• Observação das normas administrativas da organização;
• Tratamento cortês e respeitoso a superiores, colegas e subordinados hierárquicos;
• Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.
Consideram-se faltas contra a dignidade do trabalho:
• Utilizar informação e influências obtidas na posição para conseguir vantagens pessoais;
• Ter conduta egoísta na transmissão de experiências e conhecimentos;
• Não prestar ajuda aos companheiros;
• Fazer publicações indecorosas e inexatas.
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É também agir de acordo com os valores morais de uma determinada sociedade.
Qual a posição do secretário executivo?
O profissional Secretário Executivo ocupa posição de assessoria dentro da empresa e, consequentemente, está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial. O mesmo exerce uma função delicada, tendo acesso a informações sigilosas, lidando com um número grande de pessoas, cada uma com personalidades e temperamentos diferentes, exercem o papel de elo entre os clientes e os chefes.
Assim sendo, o profissional deve ter sólidos princípios éticos, pois está exposto, a todo o momento, a situações que o levam a cometer deslizes éticos em função de eventuais pressões internas e externas inerentes ao seu mundo de trabalho. No contexto das profissões também não é diferente. Os profissionais, muitas vezes, agem para obterem lucros, status e se esquecem do caráter social e ético de suas profissões.
Assumir total responsabilidade por tudo que faz e sentir-se responsável pelas ações coletivas são traços que marcam a nova conduta. Ética nas relações de trabalho prevê uma relação saudável entre capital e trabalho. Envolve um compartilhar coletivo pelo sucesso e pelos erros. Pressupõe um participar holístico e uma realização pessoal e profissional.
Dentro dessa concepção, cada indivíduo, durante as experiências de sua vida, passa por um processo de autoconhecimento, imprescindível para que este possa saber quais são suas necessidades, suas tendências e inclinações. Assim, o homem passa a dirigir sua conduta, a fim de alcançar suas necessidades pessoais. Somente com esse processo o homem atinge a sua felicidade.
Há profissionais que dizem que ética é estar de acordo com os padrões de uma profissão, de um grupo ou empresa. No entanto, a existência de um Código de Ética e as promessas de cumprimento deste Código não representam necessariamente uma tomada de consciência, quer seja profissional, grupal ou mesmo empresarial.
Hoje, o profissional de Secretariado Executivo conta com um seleto e bem elaborado Código de Ética, presumindo aos que exercem a função na área, o que deve ser.
Código de Ética do Profissional de Secretariado
Esse Código de Ética é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divulgue-o entre as colegas de profissão, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos.
Faça uma reflexão e veja como – individualmente ou em grupo – o Código pode ser mais bem conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua autoavaliação profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro.
Código de Ética
Publicado no Diário Oficial da União, de 07 de Julho de 1989
Capítulo I – Dos Princípios Fundamentais
Art.1º. – Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
Art.2º. – O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.
Art.3º. – Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, por meio do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.
Capítulo II – Dos Direitos
Art.4º. – Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem a defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada a dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.
Capítulo III – Dos Deveres Fundamentais
Art.5º. – Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.
Capítulo IV – Do Sigilo Profissional
Art.6º. – A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art.7º. – É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Capítulo V – Das Relações entre Profissionais Secretários
Art.8º. – Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.
Art.9º. – É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.
Capítulo VI – Das Relações com a Empresa
Art.10º. – Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art.11º. – É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Capítulo VII – Das Relações com as Entidades da Categoria
Art.12º. – A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13º. – Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14º. – Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.
Art.15º. – Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional.
Art.16º. – As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.
Capítulo VIII – Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art.17º. – Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.
Art.18º. – Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código.
Art.19º. – As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, por meio da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art.20º. – Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.
Ética gera questões extremamente delicadas e, na maioria das vezes, de foro íntimo. Não existe uma receita universal, pronta e completamente eficaz para resolver essas questões. A decisão sempre varia de pessoa para pessoa, de consciência para consciência. Cada um tem seus limites, impostos por suas crenças e pelas leis, e deve segui-los. Agir eticamente sempre foi e será uma decisão pessoal. Nunca se esqueça, porém, de que esse costuma ser um caminho sem volta. Para o bem ou para o mal.
A conduta ética no dia a dia do profissional
A preocupação ética tornou-se universal e está presente em todos os âmbitos da vida humana. Cortina (2003, p. 18) enfatiza que, “embora a ética esteja na moda e todo mundo fale dela, ninguém chega realmente a acreditar que ela seja importante, e mesmo essencial para viver”. Um dos problemas sofridos pelos secretários, principalmente pelas mulheres, são os comentários sobre sua relação com o chefe. Não é raro surgir comentários de que a relação chefe/secretário vai além da profissional, se estendendo a um relacionamento pessoal, mesmo quando isso não ocorre.
No entanto, muitas vezes, o secretário além de tomar conta somente da vida profissional do chefe, acaba administrando também seus compromissos pessoais. É nesse aspecto que os secretários precisam tomar cuidado, não que isso não possa ocorrer ou que ambos não possam também ter laços pessoais fora do trabalho. Os profissionais devem manter uma postura discreta, séria, não dando espaço para brincadeiras ou grandes intimidades, para dessa forma, manterem o respeito a si e aos outros, evitando também, comentários que muitas vezes, não condizem com a realidade.
Mantendo a postura firme, com bom-senso, os secretários evitam problemas como assédio. Remete às coisas do raciocínio, capacidade que se supõe exclusiva dos humanos, utilizada para ponderar, julgar, estabelecer relações lógicas e praticar o bom-senso, que se manifestam nas decisões, ações e argumentos, geralmente, aceitos por todos em uma determinada cultura.
Encontram-se tantas disparidades a todo o momento abrindo a porta ao relativismo, que iniciamos um processo de banalização para com a ética. O ideal é que não se estabeleça relacionamentos pessoais íntimos com os chefes.
Esse procedimento garante a confiança e respeito de todos da empresa e permite ao executivo, seu chefe direto, trabalhar com tranquilidade, assim como cuidar de quaisquer outros negócios, em sua presença, contando com sua competência e apoio profissional. Como os secretários têm acesso a muitas informações estratégicas para a empresa, informações que cabem somente aos executivos, esses devem manter a honestidade, o cuidado, a responsabilidade e o comprometimento, sabendo que podem contribuir para o sucesso da organização ou podem também, agindo de forma leviana, causar danos e a perda de grandes negócios, caso o sigilo não seja mantido.
A importância da confiabilidade das informações
Pelas suas mãos circulam informações de toda a empresa e, muitas vezes, é de sua responsabilidade o manuseio e a guarda desses documentos. Nesse aspecto é importante, também, o relacionamento com os colegas de trabalho. Isso reforça a necessidade primordial de um comportamento ético por parte dos profissionais de secretário executivo.
Esses aspectos mostram que, a todo o momento, no exercício da profissão, o profissional de secretariado deve se pautar nos valores éticos e no Código de Ética, devido ao caráter peculiar da profissão, para não cometer deslizes éticos, causados muitas vezes, devido a pressões externas ou seduzidos por determinadas situações que o levam a obter vantagens individuais.
Competência, comportamento ético, boa inter-relação pessoal, aliadas a uma incrível competência para realizar suas atividades, sem perder o humor, e gerenciar com sucesso os imprevistos que lhe surgirem, são características requeridas aos profissionais de secretário executivo e indispensáveis ao sucesso de qualquer líder e/ou empresa. Ainda é relevante ressaltar a importância de saber lidar com as diferenças, respeitando todos e tratando-os da mesma forma.
Os secretários precisam, muitas vezes, trabalhar em equipe, por isso a habilidade de lidar com pessoas de personalidades e opiniões diferentes é um atributo que vai contribuir de forma qualitativa para o trabalho. A capacidade de saber ouvir, respeitar, ceder e impor de forma gentil seu ponto de vista parece importante para o sucesso do trabalho em equipe. Os secretários devem exercer o papel de facilitadores desse tipo de trabalho.
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